A administradora deve entregar ao síndico prestação de contas documentada, folha e eventos do eSocial em dia, certificado digital do condomínio ativo e convocação de assembleia dentro do prazo da convenção. A responsabilidade legal pela prestação de contas é do síndico, pelo artigo 1.348 do Código Civil, mesmo com administradora contratada.
O essencial em 30 segundos
- Prestar contas à assembleia é dever do síndico, pelo artigo 1.348, inciso VIII, do Código Civil.
- A assembleia ordinária anual é obrigatória, pelo artigo 1.350 do Código Civil.
- Condomínio com empregado é equiparado a empresa para obrigações trabalhistas e previdenciárias.
- Isso significa eSocial, FGTS e DCTFWeb, com os mesmos prazos de qualquer empregador.
- Para transmitir, o condomínio precisa de certificado digital (e-CNPJ).
- A Lei 14.309/2022 autorizou assembleia e votação em meio eletrônico.
Quais são as obrigações contábeis de um condomínio?
Condomínio não tem fins lucrativos e não apura lucro, mas tem CNPJ e, quando contrata empregado, assume quase todas as obrigações de um empregador comum. A lista mínima:
| Obrigação | Prazo | Observação |
|---|---|---|
| Folha e eventos do eSocial | Até o dia 15 do mês seguinte | Vale para zelador, porteiro, faxineira e qualquer contratado direto |
| FGTS (FGTS Digital) | Até o dia 20 do mês seguinte | Mesmo prazo das empresas |
| DCTFWeb | Até o dia 15 do mês seguinte | Declaração das contribuições previdenciárias |
| Retenções sobre serviços de terceiros | Conforme a natureza do serviço | Limpeza, vigilância e conservação costumam ter retenção |
| Prestação de contas | Anual, na assembleia ordinária | Código Civil, artigos 1.348, VIII, e 1.350 |
| Balancete mensal | Definido na convenção ou no contrato | Não tem prazo legal: é a convenção que manda |
Vale um alerta sobre a SST: condomínio com empregado também precisa de PGR e PCMSO, pelas NR-1 e NR-7, além dos exames ocupacionais. É um ponto que passa batido em muito condomínio pequeno, até a primeira fiscalização ou o primeiro acidente com o zelador.
Condomínio precisa de certificado digital e eSocial?
Se tem empregado, sim, nos dois casos. O eSocial é o canal pelo qual admissão, folha, férias, afastamento e rescisão são informados ao governo, e a transmissão exige certificado digital em nome do condomínio, o e-CNPJ.
Dois cuidados práticos que evitam dor de cabeça na troca de síndico:
- O certificado é do condomínio, não da pessoa do síndico. Na troca de gestão, o novo síndico precisa do certificado válido e dos acessos.
- Certificado vencido trava folha, FGTS e certidão. Como a renovação depende de documentação da ata de eleição, ela costuma demorar mais do que em empresa comum. Não deixe para a última semana.
Como funciona a prestação de contas
O que a lei exige
O artigo 1.348, inciso VIII, do Código Civil estabelece que compete ao síndico prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. O artigo 1.350 determina a convocação da assembleia ordinária anual para aprovar o orçamento, as contribuições e as contas.
Repare: a obrigação é do síndico. Contratar administradora não transfere o dever legal, transfere a execução. Se a prestação de contas vier incompleta, quem responde perante os condôminos é o síndico.
O que uma boa administradora entrega
- Balancete mensal com receitas, despesas e saldo, por conta;
- Extrato bancário conciliado com o balancete, não apenas anexado;
- Documento de cada despesa, com nota e comprovante de pagamento;
- Relação de inadimplentes atualizada, com o valor e o tempo de atraso;
- Demonstrativo do fundo de reserva, separado do caixa corrente;
- Guias pagas de INSS, FGTS e demais encargos, com os comprovantes;
- Pasta organizada por mês, acessível ao conselho fiscal a qualquer momento.
O teste prático é simples: pegue uma despesa qualquer do balancete e peça o documento correspondente. Se levar mais de um dia para aparecer, a prestação de contas é frágil.
A responsabilidade pessoal do síndico
O síndico administra patrimônio de terceiros e responde pelos atos da gestão. Contas não aprovadas, pagamento sem comprovação, encargo trabalhista não recolhido e descumprimento da convenção podem gerar responsabilização, inclusive pessoal.
Por isso três hábitos valem mais do que qualquer cláusula de contrato: manter o conselho fiscal ativo e informado; não autorizar pagamento sem documento; e registrar em ata toda decisão relevante. A ata é a memória jurídica do condomínio.
Assembleia virtual e convocação
A Lei 14.309/2022 alterou o Código Civil para permitir assembleia e votação por meio eletrônico, desde que observados os requisitos de convocação e de registro. Isso resolveu um problema antigo: quórum.
O que não mudou: o prazo e a forma de convocação continuam sendo os da convenção do condomínio, e a ata continua sendo obrigatória. Assembleia convocada fora do prazo ou sem a forma prevista pode ser anulada, com todas as decisões junto.
Como a CEOCON resolve
A CEOCON Condomínio cuida da gestão contábil, da folha e dos eventos do eSocial do condomínio, com prestação de contas documentada e pronta para o conselho fiscal, mais a SST do zelador e dos funcionários pela CEOMEDS e o certificado digital emitido dentro do grupo. Conheça a CEOCON Condomínio e o certificado digital.
Perguntas frequentes
Condomínio precisa entregar declaração de imposto de renda?
Condomínio não apura lucro e não é contribuinte de IRPJ, mas tem CNPJ e obrigações acessórias conforme a sua situação, especialmente quando tem empregado ou faz retenções sobre serviços de terceiros. O conjunto exato depende da estrutura: condomínio com funcionários tem bem mais obrigações do que um que só contrata empresa terceirizada.
Posso trocar de administradora no meio do mandato?
Pode, respeitado o contrato e a decisão da assembleia. O cuidado está na transição: exija a entrega de balancetes, extratos conciliados, documentos de despesa, pasta trabalhista completa, certificado digital e acessos aos sistemas. Troca malfeita costuma aparecer meses depois, como encargo não recolhido que ninguém sabia que existia.
O síndico pode ser responsabilizado por erro da administradora?
O dever de prestar contas é do síndico, pelo artigo 1.348 do Código Civil, e ele responde perante os condôminos pela gestão. Isso não elimina a responsabilidade contratual da administradora, que pode ser cobrada em regresso, mas significa que o síndico não pode se eximir dizendo que a empresa cuidava disso. Fiscalizar faz parte do cargo.
Condomínio precisa de PGR e PCMSO?
Com empregado, sim. Para as obrigações de saúde e segurança do trabalho, o condomínio é tratado como qualquer empregador: PGR pela NR-1, PCMSO pela NR-7, exames ocupacionais e os eventos de SST no eSocial. Zelador, porteiro e pessoal de limpeza têm riscos próprios que precisam estar no inventário.
Fale com a CEOCON
É síndico e quer conferir se a prestação de contas e as obrigações trabalhistas do condomínio estão em ordem? Chame no WhatsApp (47) 3170-0171 ou preencha o formulário de contato.
Equipe de Comunicação CEOCON
